Cerrar tu consultorio dental: baja en COFEPRIS y qué hacer con los expedientes
Cerrar un consultorio no es solo apagar la luz. Hay una baja sanitaria, expedientes que cuidar, residuos y temas fiscales. Esta es la lista en orden.
Cerrar tu consultorio dental es un trámite, no un portazo
Llegó el momento: te jubilas, te mudas, vendes o simplemente cierras. Antes de entregar las llaves, hay cosas que dejar cerradas. Si no lo haces, el consultorio "cerrado" puede seguir existiendo para COFEPRIS, para el SAT y para tus pacientes.
Esta guía es el cierre de consultorio dental con baja en COFEPRIS y destino de los expedientes. Si en cambio quieres vender, lee antes cuánto vale vender tu clínica.
Paso 1. Avisa a COFEPRIS: la baja
Cuando abriste diste de alta tu aviso de funcionamiento y tu responsable sanitario. Al cerrar, corresponde el aviso de modificación o baja. La página oficial de COFEPRIS explica el trámite.
Lo que debes saber:
- La baja puede ser temporal o definitiva. Elige según tu caso.
- Se hace en línea, en la plataforma de trámites de COFEPRIS.
- Pide datos del establecimiento, de quien representa y el motivo del cese.
- Si eres tú el responsable sanitario y ya no lo serás, también se avisa.
Confirma en la página oficial los formatos y plazos vigentes; cambian con el tiempo.
Paso 2. Decide qué haces con los expedientes
Este es el punto que más se olvida. Cerrar no borra tu obligación. La NOM-004-SSA3-2012 pide conservar el expediente clínico mínimo 5 años desde el último acto médico. Eso sigue corriendo aunque ya no atiendas.
Tienes tres caminos:
| Opción | Cuándo sirve | Cuidado |
|---|---|---|
| Resguardarlos tú | Cierre definitivo, pocos expedientes | Espacio seguro y confidencial por años |
| Entregar copia al paciente | El paciente sigue con otro dentista | Que quede constancia de la entrega |
| Traspasarlos al comprador o colega | Venta o relevo | Requiere autorización del paciente, son datos sensibles |
Para los plazos, revisa nuestra guía sobre conservación de expedientes clínicos. Los que ya cumplieron el plazo mínimo podrían destruirse, dejando constancia.
Datos personales: no los regales
Los datos de salud son sensibles. La Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, publicada el 20 de marzo de 2025, aplica a ti como particular. Si un tercero recibirá expedientes, revisa tu aviso de privacidad y pide el consentimiento que corresponda.
Paso 3. Al cerrar el consultorio dental, cierra lo sanitario del local
- RPBI: haz la última recolección con tu proveedor autorizado y guarda el manifiesto final.
- Autoclave y equipo: decide si se venden, se guardan o se dan de baja.
- Rayos X: si tenías equipo, confirma con COFEPRIS qué debes avisar antes de moverlo o venderlo.
- Medicamentos y materiales: los caducados no se tiran a la basura.
Paso 4. Ordena lo fiscal
Aquí no des nada por sentado. Cerrar el consultorio no siempre significa dejar de ser contribuyente. Habla con tu contador para:
- Emitir las últimas facturas CFDI y cancelar lo que corresponda.
- Presentar declaraciones pendientes.
- Decidir si suspendes actividades o te das de baja ante el SAT.
- Conservar tu contabilidad el tiempo que exige la ley.
Un sistema de software dental con cobros y facturas ordenados te facilita esa conversación. Ya tenemos un artículo sobre el cierre fiscal del consultorio dental que te ayuda a preparar esa conversación.
Paso 5. Avisa a tus pacientes
Es lo más humano y también lo más útil. Avísales con tiempo:
- Fecha de cierre y quién los atenderá después, si hay relevo.
- Cómo pedir su expediente, radiografías y tratamientos pendientes.
- Un contacto por si necesitan algo después.
Un mensaje por WhatsApp y un aviso en la puerta suelen bastar.
Checklist para cerrar consultorio dental
- Fecha de cierre decidida.
- Aviso de baja a COFEPRIS presentado y acuse guardado.
- Plan de expedientes definido y documentado.
- Pacientes avisados.
- Última recolección de RPBI.
- Contador consultado sobre SAT.
- Cancelaciones de servicios: luz, internet, software, proveedores.
Que tus expedientes salgan completos
Cerrar tu consultorio dental sin sufrir depende de poder sacar cada expediente completo y ordenado. Con un buen software dental, exportar el historial de un paciente toma un clic, no una tarde entre cajas.
Si el cierre es por venta o traspaso
No todo cierre es una despedida: a veces otro dentista se queda con el local. En ese caso, no des de baja por defecto sin hablarlo con el comprador. Lo habitual es que tú presentes la baja o modificación a tu nombre y él dé de alta su propio aviso y su propio responsable sanitario. Pon por escrito en el contrato de compraventa qué pasa con: los expedientes, el equipo, el contrato de RPBI, las líneas de teléfono y los pacientes con tratamientos abiertos. Un abogado o tu contador te ahorra sorpresas.
Si el cierre es temporal
Cierras por embarazo, enfermedad, remodelación o un cambio de ciudad por un año. Aquí la baja temporal existe justo para eso, según lo que muestra el trámite de COFEPRIS. Aun así:
- Deja un aviso claro a tus pacientes con una fecha estimada de regreso.
- Mantén tus expedientes seguros: el consultorio cerrado sigue teniendo datos sensibles.
- Conserva tu contrato de RPBI o cancélalo con constancia, según el caso.
- Avisa a tu contador para no acumular obligaciones por descuido.
Errores comunes al cerrar
- Irse sin dar la baja, y que el aviso siga a tu nombre con un domicilio donde ya no hay nada.
- Dejar los expedientes en el local entregado, con el arrendador o el nuevo inquilino.
- Tirar los archivos por falta de espacio, antes de cumplir el plazo mínimo.
- No avisar a pacientes con tratamientos abiertos y luego recibir quejas.
- Olvidar el software y las suscripciones, y seguir pagando meses por servicios que ya no usas.
Cuánto tiempo darte
Calcula entre uno y tres meses desde que decides hasta que cierras la puerta. Suficiente para avisar a pacientes, terminar tratamientos, exportar expedientes, cerrar RPBI y hablar con tu contador. Cerrar de un día para otro es posible, pero deja más cabos sueltos.
Cómo te ayuda DaleControl
En DaleControl cada paciente tiene su expediente electrónico con historial, notas, consentimientos y archivos. Puedes exportarlo para entregarlo al paciente o guardarlo como respaldo, y ver la fecha de su última atención. Los datos están en servidores en México y la bitácora muestra quién accedió y cuándo. Al cerrar tu consultorio dental, los avisos ante COFEPRIS y el SAT los haces tú con tu contador; DaleControl te deja listos los expedientes y la información.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que dar de baja el aviso de funcionamiento si cierro mi consultorio?
¿Qué pasa con los expedientes de mis pacientes si cierro?
¿Puedo entregar los expedientes a otro dentista?
¿Cerrar el consultorio cierra también mis obligaciones con el SAT?
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