Software dental barato: el costo oculto a 24 meses

Un software dental barato se evalúa a 24 meses, no por su mensualidad. Al precio de lista hay que sumarle ocho líneas que rara vez aparecen en la comparación: implementación, migración de datos, capacitación, módulo de facturación, timbres fiscales, usuarios adicionales, soporte prioritario y costo de salida. Con esas ocho sobre la mesa, la opción de menor mensualidad deja de ganar en la mitad de los casos.

Aquí está la plantilla para hacer esa cuenta y un ejemplo resuelto con dos ofertas ficticias, A y B.

Las 8 líneas que no vienen en el precio

1. Implementación y configuración. Dar de alta consultorios, horarios, catálogo de tratamientos y usuarios. A veces está incluida, a veces se cobra como un pago único.

2. Migración de datos. Traer pacientes, citas históricas y saldos. Es el renglón que más varía y el que más se subestima. Si lo hace tu equipo, tampoco es gratis: son horas de recepción.

3. Capacitación. Cuántas sesiones incluye, si son grupales o por persona, y qué se cobra cuando entra alguien nuevo dentro de seis meses.

4. Módulo de facturación. La pregunta exacta es si el CFDI 4.0 viene dentro del plan o es un complemento con precio propio.

5. Timbres fiscales. Muchos sistemas cobran por comprobante emitido o venden paquetes. Con 120 facturas al mes, ese renglón se nota.

6. Usuarios adicionales. El plan base suele incluir dos o tres. Si tu clínica necesita seis, calcula los cuatro extra por 24 meses.

7. Soporte prioritario. Cuando el soporte incluido es por correo y hay un plan superior para tener respuesta rápida, eso es parte del precio real.

8. Costo de salida. Si el día que te vas hay que pagar por la exportación o recapturar la base, eso también es dinero.

La plantilla, en una tabla

Llénala para cada opción que estés evaluando. La comparación honesta es el renglón del total, no el de la licencia base.

Ejemplo resuelto: oferta A contra oferta B

Dos ofertas ficticias, con cifras ilustrativas para mostrar el método. Clínica de dos sillones, cinco usuarios, unas 100 facturas al mes.

La oferta A es 43 por ciento más barata en la mensualidad de entrada y termina costando el doble. No siempre pasa así, pero pasa lo suficiente como para justificar la tabla. Y el ejercicio también puede salir al revés: si tu clínica factura poco y tiene dos usuarios, un software dental barato con módulos aparte puede ser la opción correcta, porque nunca activas los módulos que lo encarecen.

Por eso la tabla se llena con tus números, no con los del ejemplo. Un software dental barato es buen negocio o mal negocio según cuántas facturas emites, cuántas personas escriben en el sistema y cuánto histórico tienes que mover.

El costo que no es dinero

Hay dos renglones más, que no se facturan pero se pagan.

El tiempo del equipo. Un sistema que necesita tres clics de más por cita, multiplicado por 150 citas al mes y 24 meses, son horas de recepción que nadie cobró pero que se fueron.

La captura duplicada. Cuando la facturación vive fuera del sistema clínico, cada cobro se teclea dos veces. Además del tiempo, ahí es donde aparecen las diferencias entre lo que dice la caja y lo que dice el SAT.

Dónde encaja DaleControl en esta cuenta

DaleControl publica sus planes en la página de precios con las cifras a la vista, que es la condición para poder llenar la tabla de arriba sin pedir cotizaciones. Y la facturación CFDI 4.0 se emite desde la misma pantalla del cobro, dentro del sistema, no como un módulo que se contrata aparte: eso elimina de un golpe dos de las ocho líneas, la del módulo y la de la captura duplicada.

La importación de pacientes también viene incluida, así que la migración deja de ser una partida abierta. Ninguna de estas cosas hace que un sistema sea el correcto para tu clínica; lo que hacen es permitirte comparar con números en lugar de con promesas.

Cuándo un precio bajo es una señal y cuándo no

No todo software dental barato esconde cobros. Hay razones legítimas para una mensualidad baja y conviene distinguirlas de las que sí deberían preocuparte.

Razones sanas. Un producto hecho en México, que no paga costos de una operación internacional, puede cobrar menos por lo mismo. Un plan de entrada pensado para consultorios de un sillón, con menos funciones, también es legítimo. Y un proveedor joven que quiere ganar mercado puede tener precios agresivos durante una etapa.

Razones que sí preocupan. Que el precio bajo se sostenga cobrando cada módulo aparte hasta duplicar la factura. Que el equipo de soporte sea una sola persona sin horario definido. Que no haya forma de exportar la base, porque entonces el precio de entrada es un anzuelo y el precio real es quedarte.

La diferencia entre las dos listas se detecta con una sola pregunta: ¿qué está incluido y qué no? Un proveedor con un precio bajo sano lo contesta en un párrafo. Uno con un precio bajo problemático necesita una llamada.

Las preguntas para cerrar la comparación

Antes de decidir, pide por escrito la respuesta a estas cinco:

1. ¿El precio publicado incluye facturación CFDI y timbres, o se cobran aparte?
2. ¿Cuántos usuarios incluye el plan y cuánto cuesta cada uno adicional?
3. ¿La implementación y la migración tienen costo?
4. ¿Qué incluye la capacitación y qué se cobra cuando entra alguien nuevo?
5. ¿Puedo exportar mi base completa sin costo, durante y después del contrato?

Con esas cinco respuestas puedes llenar la tabla en veinte minutos. Es la mejor inversión de tiempo de todo el proceso de compra, y evita la conversación más incómoda: la de descubrir en el mes ocho que el sistema barato tenía tres módulos que nadie mencionó.

Si ya tienes tus dos finalistas, abre una cuenta de prueba en ambos y llena la tabla mientras los usas. Los números cambian cuando dejan de ser hipotéticos.