Productividad por sillón: 5 indicadores y la plantilla para medirla

La productividad por sillón se mide con cinco indicadores, no con uno: ocupación, ingreso por hora, ticket promedio por cita, porcentaje de huecos y porcentaje de citas no cumplidas. Medir solo la ocupación es el error más común, porque un sillón lleno de tratamientos de bajo margen puede dejar menos dinero que otro con menos citas y mejor mezcla.

Aquí están las cinco fórmulas de productividad por sillón, la plantilla para llenarla cada mes y cómo leer los números en conjunto sin sacar conclusiones apresuradas.

Los 5 indicadores y sus fórmulas

1. Ocupación. Horas con cita cumplida ÷ horas útiles disponibles × 100. Rango sano: 75 a 85 por ciento. Por debajo de 65 hay capacidad ociosa; por arriba de 90 no hay holgura para urgencias.

2. Ingreso por hora de sillón. Ingreso cobrado atribuible a ese sillón ÷ horas útiles disponibles. Es el indicador rey. Compáralo siempre contra tu costo por hora: la diferencia es tu margen por hora instalada.

3. Ticket promedio por cita. Ingreso cobrado ÷ citas cumplidas. Dice si la mezcla de tratamientos es la adecuada. Un ticket bajo con ocupación alta significa mucho trabajo y poco resultado.

4. Porcentaje de huecos. Horas sin cita agendada ÷ horas útiles × 100. Distinto del anterior: aquí no se agendó nada. Es un problema de demanda o de gestión de agenda, no de asistencia.

5. Porcentaje de citas no cumplidas. Citas no asistidas ÷ citas agendadas × 100. Aquí sí se agendó y no llegaron. Es un problema de confirmación y de política de cancelación.

Los indicadores 4 y 5 se confunden todo el tiempo y tienen soluciones opuestas: el primero se ataca con marketing y con lista de espera; el segundo, con recordatorios y política de cancelación.

La plantilla mensual

Una fila por sillón, llenada el mismo día de cada mes.

Cifras ilustrativas. Aun así, la tabla ya cuenta tres historias distintas y ninguna se habría visto mirando solo el total de la clínica.

Cómo leer la tabla

Sillón 1: sano. Ocupación en rango, ingreso por hora razonable. Poco que corregir.

Sillón 2: el problema es de demanda. Con 27 por ciento de huecos, no es que la gente no llegue: es que no se agenda. Aquí no sirve reforzar recordatorios; sirve llenar la agenda, mover pacientes de la lista de espera o revisar si el horario de ese sillón coincide con cuando la gente puede venir.

Sillón 3: el más productivo, y no es el más ocupado en horas absolutas. Solo abre 100 horas, pero su ticket es el doble. Es probable que ahí se hagan los tratamientos grandes. La conclusión útil no es cerrar los otros: es preguntarse si vale la pena abrir más horas ese sillón.

Esa es toda la gracia del ejercicio. Los cinco números juntos dicen qué hacer; cada uno por separado sugiere cosas equivocadas.

El error de comparar sillones desiguales

Antes de comparar, iguala la base. Un sillón que abre 150 horas y otro que abre 100 no se comparan por ingreso total: se comparan por ingreso por hora. Y un sillón donde atiende un especialista con tickets altos no se compara con el de odontología general sin considerar la mezcla.

La comparación honesta es cada sillón contra sí mismo en el tiempo. La pregunta útil no es cuál sillón es mejor, sino si el sillón 2 está mejor o peor que hace tres meses.

Qué hacer con cada diagnóstico

Cómo empezar si nunca has medido nada

No intentes los cinco indicadores desde el primer mes. La medición que se abandona es la que empieza demasiado ambiciosa.

Mes 1: solo ocupación. Cuenta horas con cita cumplida sobre horas abiertas, por sillón. Con ese único número ya vas a descubrir cosas.

Mes 2: añade citas no cumplidas. Es el indicador que más rápido se traduce en dinero recuperable.

Mes 3: añade ingreso por hora. Aquí necesitas atribuir cobros a citas, que es el paso que requiere que el sistema lo haga por ti.

Mes 4 en adelante: los cinco. Y a partir del mes seis, empieza a comparar contra el mismo mes del año anterior.

Esa progresión tiene una ventaja adicional: cada indicador nuevo llega cuando el anterior ya generó una acción concreta, así que el equipo ve que medir sirve para algo y no para llenar una tabla. La productividad por sillón se vuelve una conversación mensual de quince minutos, no un proyecto.

De dónde salen los datos

El obstáculo práctico es que estos cinco números requieren que las citas estén asociadas a un sillón y que los cobros estén asociados a la cita. Sin eso, hay que reconstruirlos a mano y nadie lo sostiene más de dos meses.

La agenda por sillón y por doctor de DaleControl registra cada cita contra su unidad, con su duración y su estado, que es de donde salen la ocupación, los huecos y las citas no cumplidas. Los reportes e indicadores dan la producción del periodo, y la caja aporta el cobrado real, que es el numerador correcto para el ingreso por hora.

Con eso, llenar la plantilla mensual de DaleControl toma unos minutos en lugar de una tarde, que es la diferencia entre un indicador que se sostiene todo el año y uno que se abandona en marzo.

Cada cuánto medir

Mensual para los cinco indicadores, y trimestral para las decisiones. Un mes malo puede ser un puente o unas vacaciones; tres meses malos son una tendencia. Grafica los valores y mira la pendiente, no el punto.

Y guarda el histórico. El día que evalúes comprar otro sillón, contratar a otro doctor o cambiar de local, doce meses de productividad por sillón valen más que cualquier proyección hecha desde cero. Ese mismo histórico es, además, lo primero que pide un comprador si algún día vendes la clínica. Puedes revisar los planes disponibles para empezar a acumular ese histórico desde este mes.