Valoración de ortodoncia: cómo convertir más consultas en casos

La consulta que decide si hay caso o no

Una valoración de ortodoncia es la primera consulta, donde el doctor da el diagnóstico y propone el plan, pero el paciente no siempre decide ahí mismo si inicia el tratamiento. Esa consulta es la más importante del proceso comercial de la clínica: de ahí sale el caso que, si se convierte, va a generar ingresos durante meses o años. Si la valoración no se da bien, o no se le da seguimiento adecuado después, el caso simplemente no abre y la clínica pierde el tiempo invertido en atenderlo.

Explicar el plan con claridad en la valoración es el primer paso para convertirla en un caso.

Muchas clínicas miden cuántas valoraciones de ortodoncia agendan al mes, pero no cuántas de esas se convierten en casos reales y rentables para la clínica. Sin ese dato, es difícil saber si el problema está en atraer pacientes o en cerrar el caso una vez que ya están sentados frente al doctor escuchando la propuesta.

Esta diferencia importa más de lo que parece: una clínica puede estar gastando en publicidad para llenar la agenda de valoraciones y, al mismo tiempo, perder la mitad de esos pacientes por una explicación confusa del plan o por no volver a contactarlos. En ese caso, el problema no se resuelve con más anuncios, sino con mejor seguimiento a los pacientes que ya llegaron y que ya mostraron interés real en tratarse.

Qué hace que una valoración de ortodoncia se convierta en caso

Tres factores pesan mucho más en que una valoración de ortodoncia termine convertida en un caso abierto:

• Claridad del plan: que el paciente entienda qué se le propone y por qué.
• Claridad del precio: el costo, el plazo y la forma de pago explicados sin rodeos.
• Seguimiento: contactar de nuevo al paciente que todavía no decidió en la primera visita, en lugar de esperar a que regrese solo por su cuenta.

Con DaleControl, el Tablero de Ortodoncia mide cuántas valoraciones se convirtieron en casos este mes, así que puedes ver ese dato de un vistazo, sin calcularlo a mano cada vez que quieras saberlo. Conoce el software dental DaleControl.

El paciente que no decide en la primera cita

No todos los pacientes deciden iniciar el tratamiento el mismo día de la valoración de ortodoncia, y eso no significa que perdieron el interés. Muchos quieren pensarlo, consultarlo en casa o comparar precio con otro consultorio. El seguimiento a estos pacientes —un mensaje a los pocos días, recordando el plan y resolviendo dudas— convierte una parte de esos casos que, sin ese segundo contacto, simplemente se habrían perdido.

Con pacientes menores de edad, la decisión casi nunca se toma en la misma consulta: el padre o madre suele querer comentarlo en casa, o esperar a que coincidan los dos si ambos deciden juntos. Dar por perdido a ese paciente después de la primera visita, sin un segundo contacto, es renunciar a casos que en realidad solo necesitaban un poco más de tiempo y una pregunta de seguimiento, no un paciente que de verdad perdió el interés en el tratamiento.

Si quieres profundizar en por qué algunos pacientes no aceptan el presupuesto en la primera visita, revisa por qué los pacientes no aceptan el presupuesto (y cómo cambiarlo), que aplica directamente a la valoración de ortodoncia.

Lo que cuesta no dar seguimiento a una valoración de ortodoncia

Cada valoración de ortodoncia que no se convierte en caso, y que nadie vuelve a contactar, es un paciente que probablemente terminó el tratamiento en otro consultorio. Si tu clínica agenda veinte valoraciones al mes y solo abre cinco casos, la pregunta no es solo cómo atraer más pacientes, sino qué está pasando con los quince que no decidieron.

Supongamos que cada caso de ortodoncia deja, en promedio, $25,000 a lo largo del tratamiento. Recuperar solo tres de esos quince pacientes perdidos con un seguimiento más cuidadoso representa $75,000 en ingresos que ya estaban prácticamente dentro de la clínica, sin gastar un peso adicional en atraer un paciente nuevo.

Perder el rastro de esos pacientes es perder casos que ya hicieron el esfuerzo de ir a la consulta. Para no perder ese seguimiento, revisa también seguimiento de presupuestos pendientes: cuándo y cómo insistir. Con DaleControl puedes ver cuántas valoraciones quedaron sin convertirse en caso cada mes, directamente desde el Tablero de Ortodoncia, sin tener que cruzar la agenda contra la lista de casos abiertos a mano. Prueba DaleControl.

Checklist para una valoración que convierte

Revisar este checklist después de cada valoración, mientras el caso todavía está fresco en la memoria del equipo, ayuda a decidir si hace falta un seguimiento adicional antes de que el paciente se enfríe y pierda el interés en continuar.

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Cómo te ayuda DaleControl

Si hoy no sabes cuántas de tus valoraciones de ortodoncia se convierten en casos, el Tablero de Ortodoncia de DaleControl mide la conversión de cada valoración de ortodoncia junto con los casos activos, los controles y los saldos del módulo. Con ese dato a la vista, puedes decidir si el problema está en cómo se explica el plan en la consulta o en el seguimiento que le das después. Conoce el software dental DaleControl.